導入前のお困りごと
70年続く伝統ある運送会社ですが、それゆえに手書きによる日報運用が深く根付いていました。現場のドライバーもアナログなやり方に慣れており、デジタル化への心理的なハードルが高い状態にありました。しかし、昨今の「2024年問題」に端を発する労働時間制限の厳格化は、避けて通れない課題でした。以前は固定残業を70時間付与していましたが、これを60時間に削減しつつ、ドライバーの給与水準を維持しなければなりません。そのためには、日報作成などの付帯業務にかかる「わずかな無駄」を徹底的に排除し、業務全体の回転率を高める必要性に迫られていました。また、手書きされた数字を事務員がExcelや基幹システムへ再入力する二重手間の解消も、喫緊の課題となっていました。
導入してよかった点
最も大きな変化は事務作業の正確性とスピードが飛躍的に向上したことです。
デジタコの導入により、これまで手書きに頼っていた日報が自動生成されるようになり、事務員の再入力に伴うヒューマンエラーが払拭されました。特にドライバーが日報作成に充てていた、毎日約30分の時間が削減されたことで、月間で約10時間の時短を達成し、労働時間短縮を実現できました。また、以前利用していた多機能なサブスク型システムは使いこなすのが難しくコストも割高でしたが、現在はデジタコデータを自社のExcelフォーマットと連携させるシンプルな運用に切り替え、無駄な経費を抑えることに成功しています。さらに、OCTLINKのデジタコはドライブレコーダーと連動しており、危険挙動のアナウンス機能なども備わっています。これらが現場での安全意識を再確認するきっかけとなり、事故の減少だけでなく、自動車保険の優良割引率70%の継続という目に見える成果にもつながっています。
導入時工夫された点
アナログタコグラフからデジタルタコグラフの運用へ切り替える時に、ドライバーの協力は必須です。当社では円滑に浸透させるため、まずは社内で影響力があり、新しい取り組みに理解のあるベテランドライバーから「モデル導入」を開始しました。先行導入したドライバーから「これは便利だ」という実感を伴うポジティブな評価が現場に広まったことで、当初はアナログ志向が強かった他のドライバーたちも、心理的な抵抗感なくスムーズにシステムを受け入れることができました。
特に使っている機能や活用方法
クラウド型になったことで動態管理はとても活用しています。事務所からドライバーへ現在地を確認する電話を入れる手間が省け、マップ上でリアルタイムに状況を把握して迅速な指示が出せるようになっています。また、デジタコ単体での運用にとどまらず、点呼記録の「IT点呼キーパー（テレニシ）」や、配車計画の「TUMIX（ツミックス）」といった外部システムとの多角的な連携を開始しています。今後はこれらのシステム連携をさらに一歩進め、デジタコの運行実績をより他のシステムへ密接に紐付けることで、より精緻な日報管理や収支分析を実現していきたいと考えています。配車、点呼、運行管理までを一気通貫でデジタル化することで、さらなる業務効率化を目指す方針です。
今後CENTLESSに期待すること
今後はスマートフォン等も活用した記録や管理に期待しています。スマホアプリから作業ステータスを登録できる仕組みや、画面操作を必要としない音声入力による登録機能の実現を望んでいます。さらに、安全運転実績をポイント化し、ドライバーが楽しみながら安全運転に取り組める付加価値機能の拡充もあるとおもしろいですね。
現場のモチベーション向上と事務側のデータ活用を両立させる、一歩進んだデジタル活用の提案をこれからも期待しております。